Working activities

https://www.airjihlava.cz/flight-office/popis-programu-navody-napoveda/pracovni-cinnosti

Evidence pracovních činností je část programu, která umožňuje uživateli zaznamenávat pracovní činnost evidovaných lidí (např. pro potřeby klubů). Vede přehledy odpracovaných hodin a případně zpracovává podle nastavených parametrů odměny za vykonanou práci nebo postihy za nesplněnou pracovní povinnost.

Konfigurace modulu

Před vlastním používáním modulu je třeba provést počáteční konfiguraci, která se týká následujících oblastí:

Nastavení v nabídce "Parametry"

Kolik měsíců trvá období

Pracovní činnost - odpracované hodiny - se eviduje do stejně dlouhých období. Délku období je možno nastavit v rámci intervalu 1 měsíc až 12 měsíců. Je to časový údaj, jehož délkou si stanovíme, jak často budeme chtít (za kalendářní rok) provádět uzávěrku provedených prací a vyhodnocovat případné odměny za ně. Pokud si zvolíme délku období např. 12 měsíců, můžeme tuto evidenci používat pro průběžné sledování odpracovaných hodin, průběžně vyhodnocovat odměny a na konci roku provést jen jednu uzávěrku. Pokud zvolíme měsíční období, budeme mít 12 období za rok.

Odměnu za jednotku

Provedená práce se zadává v hodinách a lze ji obodovat (podle uvážení uživatele, podle důležitosti atd.). Pro potřeby výpočtu odměny lze dále stanovit "Odměnu za jednotku", což je hodnota jednoho bodu v Kč. Tento způsob nastavení umožňuje uživatelům zvolit si individuálně systém, který je pro ně přijatelný.

Příklad 1: Uživatel chce využívat pouze evidenci hodin bez bodování, proto bude zadávat hodnotu hodiny 1 bod, cenu za jednotku bude např. 100,-Kč, takže jeho pracovní hodina bude mít hodnotu 100,-Kč.

Příklad 2: Uživatel si určí tabulku bodování různých prací, bude zadávat hodiny a počet bodů za ně. Hodnota "Odměna za jednotku" mu pak ulehčí situaci v tom, že nemusí pro případ změny výše odměňování přepočítávat bodovací tabulku, ale změní pouze tuto hodnotu bodu v příslušné měně.

Průměrný počet bodů za hodinu

Průměrný počet bodů za hodinu je hodnota, která by měla vycházet z případné tabulky obodování prací a je nutná pro algoritmus výpočtu (viz dále). Uživatel musí její hodnotu stanovit a zadat ve výši podle svého uvážení.

Částka za dlužnou hodinu

Slouží pro výpočet dluhu na za neodpracované hodiny z roční pracovní povinnosti.

Nastavení pracovní povinnosti lidí

Pracovní povinnost představuje počet hodin, které je evidovaná osoba povinna odpracovat bez nároku na odměnu. Program eviduje pro každého člověka počet odpracovaných hodin pracovní povinnosti a celkový stav zobrazuje na jeho kartě v záložce konto - pracovní povinnost.

Výši pracovní povinnosti člověka je možné zadat pomocí "Osobní sazby" v nabídce "Číselníky" na kartě člověka do kolonky osobní sazba v záložce konto - pracovní povinnost. Zadáním osobní sazby se přenese na konto název osobní sazby a hodnota roční povinnosti. Tímto způsobem může být nastavena individuálně pracovní povinnost každého člověka včetně parametrů pro případné proplácení odměny za práci vykonanou nad stanovený limit.

V tabulce pod osobní sazbou na kartě člověka se po zadání prvního záznamu příslušné osoby v pracovní evidenci vytvoří řádek pro kalendářní období, která obsahuje:

Rok - označení kalendářního roku

Odpracovat - počet hodin povinnosti, které má dotyčný v tomto roce odpracovat. Do této kolonky se přenese povinnost z osobní sazby a položka se dá editovat pro případ potřeby individuálního nastavení - např. snížení, pokud je člověk zařazen/vyřazen do/z evidence v průběhu roku apod.

Odpracováno - kumulace počtu hodin odpracovaných z povinnosti.

Proplatit - odměna proplacená dotyčnému v kalendářním roce za práci nad rámec povinnosti.

Dluh - chybějící hodiny z povinnosti vynásobené částkou za dlužnou hodiny nastavenou v parametrech.

V "Osobní sazbě" je zaznamenána individuální roční pracovní povinnost a dále:

- pracovní povinnost pro minulá období (kalendářního roku) - pokud začne jedinec pracovat až v x-tém období, nedostane v aktuálním období zaplaceno (i když vkládá pracovní údaje označené jako k proplacení - viz dále), dokud neodpracuje počet hodin minulé povinnosti za již uplynulá období.

- pracovní povinnost pro aktuální období - určuje, kolik hodin musí jedinec pracovat v aktuálním zpracovávaném období do povinnosti, než dostane zaplaceno.

Odpracované hodiny - zadávání

Provedená práce se zadává v hodinách a lze ji obodovat (podle uvážení uživatele, podle důležitosti atd.).

Na kartě se zadává:

1) Číslo dokladu - přiděleno automaticky

2) Datum - nabídne se nastavené

3) Konto pracovníka - zapsat index nebo vybrat z kont lidí

4) Konto debetní - jakékoliv konto, pro které dotyčný pracoval (akce, letadlo atd.)

5) Popis vykonané práce

Pole "Odpracováno"

6) Počet hodin k proplacení - využije se, pokud dotyčný avizuje, že hodiny odpracované nad rámec povinnosti chce proplatit.

7) Bodová hodnota odpracované hodiny

8) Počet hodin do povinnosti - do tohoto místa zadané odpracované hodiny se vždy započítají do pracovní povinnosti

Pole "Povinnost"

V tomto poli se zadávajícímu zobrazuje průběžný stav hodnot pracovní povinnosti a aktuální stav odpracovaných hodin.

9) Poznámka

Aktualizace zadávaných dat.

Po zadání každého záznamu do pracovní evidence se průběžně počítají všechny potřebné hodnoty a aktualizují se údaje na kartách lidí. Při aktualizaci se postupuje podle dále uvedených pravidel a algoritmu výpočtů.

Výpočet odměny za práci nad rámec povinnosti

Individuální nebo společné zpracování pracovní povinnosti

Systém umožňuje 2 způsoby zpracování zadaných odpracovaných hodin resp. výpočtu při uzavírání období:

Individuální zpracování: Pokud není zaškrtnut přepínač "výpočet odměny podle jednotné pracovní povinnosti", program provádí výpočty podle individuálních limitů, které má každý člověk nastaven na své kartě v záložce konto - pracovní povinnost. To umožňuje mimo jiné např. vyplácet odměny od první odpracované hodiny těm, kteří nemají žádnou pracovní povinnost nebo kombinaci individuálních nastavení. Individuální výši pracovní povinnosti člověka je možné zadat pomocí "Osobní sazby" v nabídce "Číselníky" na kartě člověka do kolonky osobní sazba v záložce konto - pracovní povinnost.

Aktualizace zadávaných dat.

Výpočet odměny za práci nad rámec povinnosti

Individuální nebo společné zpracování pracovní povinnosti

Systém umožňuje 2 způsoby zpracování zadaných odpracovaných hodin resp. výpočtu při uzavírání období:

Individuální zpracování: Pokud není zaškrtnut přepínač "výpočet odměny podle jednotné pracovní povinnosti", program provádí výpočty podle individuálních limitů, které má každý člověk nastaven na své kartě v záložce konto - pracovní povinnost. To umožňuje mimo jiné např. vyplácet odměny od první odpracované hodiny těm, kteří nemají žádnou pracovní povinnost nebo kombinaci individuálních nastavení. Individuální výši pracovní povinnosti člověka je možné zadat pomocí "Osobní sazby" v nabídce "Číselníky" na kartě člověka do kolonky osobní sazba v záložce konto - pracovní povinnost.

Výpočet podle jednotných údajů: Společné parametry se použijí pro výpočty, pokud je zaškrtnut přepínač "výpočet odměny podle jednotné pracovní povinnosti" a zajistí, že pro všechny osoby budou stejné podmínky pro výplatu odměn, i když mají různou roční pracovní povinnost.

Na kartě "Parametry" pracovní evidence je možné zadat konstanty, které jsou použity pro jednotný výpočet a zpracování odměn v konkrétním období.

Význam těchto konstant je následující:

- pracovní povinnost pro minulá období (kalendářního roku) - pokud začne jedinec pracovat až v x-tém období, nedostane v aktuálním období zaplaceno (i když vkládá pracovní údaje označené jako k proplacení - viz dále), dokud neodpracuje počet hodin minulé povinnosti za již uplynulá období.

- pracovní povinnost pro aktuální období - určuje, kolik hodin musí jedinec pracovat v aktuálním zpracovávaném období do povinnosti, než dostane zaplaceno.

Jednotka pro výpočet odměn

- hodiny - pokud je zaškrtnuto, tak v případě, že počet odpracovaných hodin je nižší než povinnost v období, odměna nebude vyplacena, i když počet bodů v období je vyšší, než je povinnost hodin v období vynásobená průměrnou bodovou hodnotou hodiny.

- body - pokud je zaškrtnuto, tak v případě, že dotyčný prováděl práci nadprůměrně bodově ohodnocenou, počet odpracovaných hodin je nižší než povinnost v období, ale počet bodů je vyšší, než povinnost v období vynásobená průměrnou bodovou hodnotou hodiny, vyplatí se dotyčnému odměna.

Příznak "Proplácet i v případě, že nebylo odpracováno více než byl dluh hodin":

- pokud je zaškrtnut, tak v případě, že dotyčný prováděl práci tak vysoce bodově ohodnocenou, že počet odpracovaných hodin je nižší než povinnost v období, ale počet bodů je vyšší, než povinnost v období vynásobená průměrnou bodovou hodnotou hodiny, vyplatí se dotyčnému odměna.

- pokud není zaškrtnut, tak v případě, že počet odpracovaných hodin je nižší než povinnost v období, odměna nebude vyplacena - bez ohledu na počet bodů.

Algoritmy výpočtů

Při zpracování vkládaných dat program:

1. Sečte pracovní povinnost za minulá období a za aktuální období.

2. Sečte odpracovanou povinnost za minulá období a počet hodin učených pro pokrytí povinnosti v aktuálním období.

3. Vypočítá DLUH povinnosti = Povinnost z bodu 1 - Odpracovaná povinnost z bodu 2.

4. Spočítá sumu hodin k proplacení v aktuálním období.

5. Pokud je suma hodin k proplacení menší nebo rovna DLUHu, připočte se tento počet hodin k proplacení do pracovní povinnosti.

6. Pokud je počet hodin k proplacení větší než DLUH, připočte se počet hodin rovnající se dluhu do pracovní povinnosti.

V evidenci může dojít k situaci, kdy určitý počet hodin je určen k proplacení odměny, avšak dosud není splněna povinnost za uplynulá období. V tomto případě program prioritně použije hodiny na pokrytí povinnosti a případný zbytek hodin použije na proplacení odměny.

Dluh nebo přebytek pracovní povinnosti se převádí z jednoho období do dalšího. Na splnění neodpracované povinnost za minulá období program použije hodiny z aktuálního období.

Povinnost je možno "napracovat" do budoucích období tak, že se např. v počátečních obdobích větší množství hodin zapíše při zadávání do kolonky "Odpracováno z povinnosti" a ty tak pokryjí pracovní povinnost i do budoucna. Každý člověk má možnost si zvolit, jak postupovat při plnění svého pracovního úvazku.

Výpočet odměn

Jestliže je splněna pracovní povinnost za všechna období od začátku roku až do aktuálního období včetně, pak je možno z hodiny označených "K proplacení" spočítat odměnu.

Příznak "Proplácet i v případě, že nebylo odpracováno více než byl dluh hodin":

- pokud není zaškrtnut, tak v případě, že počet odpracovaných hodin je nižší než povinnost v období, odměna nebude vyplacena - bez ohledu na počet bodů.

Algoritmus výpočtu odměn:

Z výpočtu povinnosti jsou použity hodnoty:

- DLUH povinnosti (bod 3.)

- Suma hodin k proplacení v aktuálním období (bod 4.).

Algoritmus, pokud je jednotka pro výpočet odměn BOD - přepínač "Proplácet i v případě…. je zaškrtnut:

1. Spočítat sumu bodů k proplacení v aktuálním období

2. Odměna = (Suma bodů k proplacení - DLUH povinnosti x průměrná hodnota bodu) x cena za bod

Algoritmus, pokud je jednotka pro výpočet odměn HODINA - přepínač "Proplácet i v případě…. není zaškrtnut::

Odměna = (Suma hodin k proplacení - DLUH povinnosti) * cena za hodinu

Výstupy z modulu

Výstupy z modulu "Pracovní evidence" jsou následující:

Odměny na konta

Sestava zobrazující odměny za práci nad rámec povinnosti v konkrétním období. Je dostupná pomocí tlačítka "Odměny na konta" na horním panelu záložky "Domů" v pracovní evidenci

Odměny z kont

Sestava zobrazující konta, ze kterých se odměny budou strhávat a jejich výše. Částka, která se má strhnout z konta na odměny se počítá podle následujícího algoritmu. Výpočet se provádí pro každého člena, který vykázal na dané konto debetní práci, odděleně:

1. Sečtou se hodiny určené pro proplácení z daného debetního konta.

2. Sečtou se hodiny určené pro proplácení (bez ohledu na debetní konto).

3. Spočte se poměr hodin bodu 1. k hodinám z bodu 2.

4. Výsledné odměny pro odečtení z konta debetního jsou rovné vypočítanému poměru násobenému celkovou výší odměn pro člena.

Je dostupná pomocí tlačítka "Odměny z kont" na horním panelu záložky "Domů" v pracovní evidenci.

Interní doklad

Pomocí tlačítka "Interní doklad" na horním panelu záložky "Domů" v pracovní evidenci se spustí funkce, která vytvoří záznam do agendy "Finanční evidence - Interní pohyby". Do vytvořeného dokladu jsou zaneseny odměny na příslušná konta a platby z kont, která tyto odměny platí a to pro pracovní období, ve kterém se uživatel nachází. Interní doklad se v případě změn provedených v období aktualizuje.

Roční přehled pracovní povinnosti

Sestava dostupná z nabídky "Konta - Lidé - Tisk - Pracovní povinnost". Zobrazuje roční přehled plnění pracovní povinnosti evidovaných lidí včetně vypočítaného dluhu za její nesplnění.

Změna období

Pomocí ikony "Období" na záložce "Domů" v pracovní evidenci se může uživatel vrátit se do kteréhokoliv již uzavřeného období. Pokud zaškrtnete přepínač "povolit změny", můžete ve zvoleném období provádět opravy. Při provedení oprav program provede aktualizaci údajů a přepočet výsledků. Pokud změny nepovolíte, můžete se pohybovat v obdobích a prohlížet si veškeré údaje bez možnosti editace.

Uzávěrka

Při zvolení uzávěrky program nabídne parametry výpočtu, po stisknutí "OK" se po ověřovacím dotazu provede uzavření období a vytvoření dalšího.